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時間の使い方がうまくなる方法―時間に余裕が生まれる習慣は、たった3つのルールから生まれる

 2018年7月15日  Posted by  編集部

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時間の使い方がうまくなりたい方は、普段はどのような工夫をされていますか? 時間の有効活用についてはさまざまな方法が提案されていますが、それらの方法はたった3つのルールを覚えておくことで、自然と身につけられます。時間の使い方がうまくなるために有効な「3つのルール」をご紹介します。

時間の使い方がうまくなりたいなら、3つのルールを覚える

「時間の使い方がうまくできない」「もっと効率的に動きたい」と考える人は、「時間の使い方がうまくなる実践的な方法」を求めがちです。もちろんそれも大切ですが、時間の使い方がうまくない人の多くは、考え方そのものに問題があります。

そこで、今回は時間の使い方がうまくなるために役立つ3つの考え方のルールをご紹介します。実践の具体例も掲載しますので、考え方を理解した上で、あなたの生活に応用してください。

ルール1:タスク整理/実行/停止の3つに時間を分ける

タスク(=課題、仕事)は、社会人生活を送るすべての人が抱えるものです。まず、そのタスクと正しく向き合えているかどうかが、時間の使い方の良し悪しを決めます。

整理と実行を混合しない

時間の使い方が下手な人は、タスクを整理している最中に実行しはじめてしまいます。何を自分がするべきか計画できていないから、途中で複数のタスクが重複してしまったり、優先順位を誤ってしまったりするのです。整理するまで手をつけない。これが大前提の考え方となります。

タスクを整理する時間をどうしても切り分けられない人は、タスクを実行できない場で先に整理してしまうのが効果的です。たとえば、ベッドの中やお風呂の中は仕事ができない空間なので、習慣にしやすいでしょう。記憶は就寝を経て脳内で整理されて定着するため、寝る前にタスク整理をするのも効果的です。

停止することを忘れない

タスク処理には「停止」も大切な要素ということをご存知ですか? 集中作業と休憩の反復は、効率的にタスクを処理する方法として効果的です。25分の集中と5分の休憩をセットにして繰り返すポモドーロテクニック」という方法は、集中力を高める効果が実証されています。

時間の使い方が下手な人は、休憩時間を換算していない傾向があります。先ほどご紹介した整理の時間の捻出と同じく、「いつ休むのか」ということも意識してスケジュールを立ててください。

ルール2:緊急/重要のマトリクスで優先順位を管理する

とても有名なマトリクスですが、「緊急かつ重要」「緊急だが重要でない」「重要だが緊急でない」「緊急でも重要でもない」という4つの行列に当てはめてタスクを管理することをおすすめします。(参考図)

緊急かつ重要なことに追われる悪循環から脱する

「緊急かつ重要」なことを先に終わらせようとしていると、「重要だが緊急ではない」ことまで緊急になり、緊急のタスクに追い回される余裕のない日々が続きます。「重要だが緊急ではない」ことを優先することが、時間の使い方がうまくなるための最善の道です。

重要ではないことを請け負わない

時間の使い方がうまくなるためには、重要なことに集中するべきです。「明日までのこの仕事、やってくれるか」と頼まれてNOと言えない人は、自分にとって重要ではない緊急のタスクが増えます。

また、「みんなで飲みに行こうよ」という誘いに流されてしまう人も、緊急でも重要でもないことに時間を浪費してしまいます。

ポイントは、いずれの具体例もあなたにとっては重要ではないというところです。頼んだ上司にとっては重要なタスクでも、誘った友人にとっては重要な飲み会でも、あなたの優先順位とは関係ありません。落ち着いて状況を観察し、断る習慣を作りましょう。

ルール3:時間を可視化する

カナダの心理学者であるエリック・バーンは、「人類永遠の課題は起きている時間をどのように構成するかである。」という名言を遺しています。

時間をうまく使うためには、一日の時間がどのようなパーツで成り立っているのかを検討する必要があります。あなたが起きているあいだに為すべきことを、できる限り詳細に可視化しましょう。おそらく、今まで漠然と取り組んでいた仕事に意外と時間がかかることや、何も考えずに過ごしている時間があることに気がつくはずです。

時間の可視化に役立つツールを活用

Task Chute Cloud」は、時間を可視化するのに適したWebサービスです。“なんとなく”過ごしてしまう習慣を矯正するためには、こうしたツールを活用する方法も有効です。

また、こうしたサービスを活用することが向かない職場であれば、ポケットに入る程度の小さなメモ帳を持ち歩くことをおすすめします。「13:00-14:30 打ち合わせ」というように、その日をどのように使ったかを走り書きしていくだけで、あなたの時間が可視化できます。

3つのルールがあれば、あなたの時間はシンプルになる

  1. 日々のタスクを「整理/実行/停止」の3つから考え、
  2. 優先順位を「緊急/重要」のマトリクスで判断し、
  3. それらにかかる「時間を可視化」する。

この3つのルールを意識しながら、あなたの日々の時間の使い方を検討してみてください。

今までいかに、自分の時間が他人や予想外の出来事に振り回されていたか、あるいは無駄な時間が多かったかがわかることで、次のステップに進めるはずです。

出社後につい一息ついて飲むコーヒータイムや、ノーと言えず週に1度は行く飲み会。そんな習慣の積み重ねが、あなた自身を作り上げていきます。まずはタスクへの向き合い方を変えるルールを持つことで、あなたの日々をシンプルにしましょう。


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宿木雪樹

広報/企画分野での企業経験を経て、フリーランスへ。ニーズに応じた企画/執筆を担当。2018年1月よりMAMORIOチーフエディター。一緒に仕事した方を"幸せにする”がモットー。”幸せになる考え方”をコンセプトにしたブログ「宿木屋」運営中。

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