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意外と細かい履歴書を郵送するときのルール 準備物から注意点までこれ一本で解決

 2018年7月27日  Posted by  編集部

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履歴書や職務経歴書を企業へ郵送するとき、人事が最初に目にするのは書類が入った封筒です。そこで「いい加減な人だな」と思われる事態は、避けたいところ。封筒選びや宛名の書き方など、気をつけるべき点は意外にも多いのです。ここでは、履歴書を郵送するときのマナーについて準備物から注意点まで、すべて解説します。

まずは履歴書と一緒に郵送する書類を準備しよう

履歴書を送る際に、本当に履歴書だけ送ろうとしていませんか? まずは履歴書と一緒に準備する書類一式について、完璧に押さえておきましょう。

送付状、履歴書、職務経歴書を一緒に送る

履歴書と職務経歴書をセットで送るケースが多いと思いますが、忘れてはいけなのが「送付状」を添えること。仕事で書類を送るときは、どんなに忙しくても「書類をお送りします」と一言添えるのがビジネスマナーだからです。突然、履歴書だけを送られても、応募の意図は分かるとはいえ、気配りができない人だと思われてしまいます。A4で1枚程度のもので問題ありませんので、必ず送付状を用意しましょう。

送付状の書き方

送付状の目的は「誰が」「どんな書類を」「なぜ送ったのか」を簡潔に伝えることにあります。よって、日付や宛先、住所、連絡先のほかにも、志望動機や実績などのアピールポイントを簡潔に記入しておくと、企業に興味を持ってもらいやすいでしょう。

送付状の書き方のポイント

  • 日付:履歴書や職務経歴書と同様に、提出する日付(郵送の場合は投函する日付)を記入します。
  • 宛先:企業名は正式名称で書きましょう。株式会社を(株)と省略するのはNGです。担当者が不明の場合には、「採用ご担当者様」または「人事部御中」と記入します。
  • 送り主:あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、氏名の順に記入します。
  • 書き出し:頭語から始めて、前文の時候のあいさつに続けます。例:「拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
  • 応募経緯:どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
  • 自己PR、志望動機:なぜ応募しようと思ったのか、入社後はどのように活躍できるのか、などを簡潔にアピールします。
  • 結び:面接の申し込みと、結語で締めくくります。

書類は折らずにクリアファイルに入れる

そして、応募書類を封筒に入れる際には、入れる順番と向きに注意すると同時に、必ずクリアファイルに入れてまとめるようにしましょう。入れる順番は上から、

(1)送り状 (2)履歴書 (3)職務経歴書 (4)その他の応募書類

の順で重ね、書類は折らずにいれることが原則です。クリアファイルは、配達中の強い衝撃や、雨で塗れてしまったときにも応募書類を守ってくれます。また、採用担当者が書類を管理することも楽になりますので、気配りができる印象を与えることができます。

郵送する前のチェックリスト

封筒に書類を入れて封をする前には、最終チェックも欠かせません。少しの差で合否が変わると思えば、確認しすぎということはないでしょう。以下に、最終チェックリストを用意しましたので参考にしてください。

封筒に入れるもの

  • 送付状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • その他応募書類(企業から求められたものがある場合)
  • クリアファイル(新品の綺麗なもの)

最終チェックリスト

  • 書類をできるかぎり折らずに入れる
  • 書類はクリアファイルに入れる
  • 書類の上下と裏表は統一されているか
  • 誤字脱字、記入漏れがないか
  • 年の表記が統一されているか
  • 入学・卒業・入社・退社の時期に間違いはないか
  • 個人宛は「〇〇様」、企業や部署宛は「〇〇御中」
  • 住所や社名、部署名は省略せず、正式名称で記載しているか((株)などの略称が使われていないか)
  • 枠外の日付は、持参日または郵送日になっているか
  • 郵送期限に間に合うか(緊急であれば速達にする)

履歴書を郵送するときの封筒の選び方・書き方

続いて、封筒のマナーについて確認していきましょう。封筒の色や書き方など細かい部分が意外と迷ってしまうものです。

角2・白い封筒(A4が入るサイズ)がベスト

封筒のサイズは、A4が折らずに入る角2サイズで、白色がベストです。書類を3つ折りにして小さな封筒に入れる方もいますが、受け取る側からすると折り目の部分が読みにくく、開く手間も増えますので避けたほうがよいでしょう。ただし、A3サイズの書類は二つに折っても問題ありません。

茶封筒はNGというわけではありませんが、素材として若干破れやすく、何より白のほうが封筒に書く文字が映えて上品なイメージを与えます。

履歴書を入れる封筒のポイント

・色は白
・中身が透けない厚手の紙質
・A4が折らずに入る角2サイズがベスト

封筒(表)の書き方

油性の黒サインペンを用意しましょう。角2の封筒に対してボールペンでは細すぎてアンバランスですし、油性マジックでは濃すぎて裏に染み出してしまう可能性があります。その点に注意しながら、あとは以下の項目に従って、丁寧に気持ちを込めて書きましょう。

  1. 郵便番号記入欄に郵便番号、欄が無い場合は右上にそのまま郵便番号を書きましょう。
  2. 封筒の右側に宛先の住所を書きます。縦書きで都道府県から、建物名なども略さずに記入します。
  3. 封筒の真ん中から少し右に会社名を書きます。株式会社も省略せずに書きましょう。
  4. 会社名の次の行に宛名を書きます。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始めます。
  5. 左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲います。100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入するのもOKです。

宛名や会社名を間違えると失礼にあたりますので、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認するようにしてください。なお、切手は記念切手などの派手な柄は避けて、送料に合う切手1枚のみで送ることが基本です。

封筒(裏)の書き方

裏面をの記入は、つい忘れがちなので注意が必要です。以下の手順で記載すれば問題ありません。

  1. 封筒の左下に郵便番号と住所、氏名を縦書きで書きます。都道府県や建物名も省略せずに書きます。
    ※裏面にある紙の継ぎ目を中心に、右側に住所、左側に名前を書くという意見もありますが、継ぎ目がない封筒もありますので、左下で統一しておけばOKです。
  2. 住所の上に、縦書きで投函する日付を記します。記載しなくても問題はありませんが、採用担当者が届いていることに気付かなかったとき、送付していたことを証明することができます。
  3. 必要書類をすべて入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。その上から「〆」マークを書くこともお忘れなく。

参照:封筒の表書き・裏書きの書き方-日本郵便

郵送する際に気をつけたいポイント

書類を封筒に入れ、最終チェックをしたら後は郵送するだけ。しかし、郵便ポストに投函するのはちょっと待ってください。最後に、郵送するときの注意点について解説します。

ポストへ投函するのではなく窓口で出す

郵送するときは必ず「窓口」で、応募期限が差し迫っていない限りは「普通郵便」で出すようにしましょう。ポストでは切手の金額を間違える可能性があり、金額が多すぎれば「いい加減」な印象を与えますし、不足していれば戻ってきてしまうリスクがあるからです。

また、速達は焦って出したように思われるかもしれませんので、普通郵便で余裕を持って出すのがスマートな送り方です。

簡易書留はNG!企業に届いたことを確認したいときは特定記録郵便

企業に届いたかどうか確認したい場合には、簡易書留ではなく特定記録郵便を使いましょう。簡易書留は最も確実なのですが、企業側で受け取り印が必要であり、余分な手間をかけてしまいますのでおすすめしません。特定記録郵便であれば、企業側に手間をかけずに、ポストに投函されたことを確認することができます。

メール便や宅急便もNG

履歴書は「一般信書」に当たりますので、メール便や宅急便はNGです。というのも、郵便法という法律で「一般信書は総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と定められており、この許可を受けているのは日本郵便のみです。よって、他の事業者を利用して送ることは、法律的に禁止されているのです。だからといって、直ちに罰せられるかは分かりませんが、企業は良い印象を抱かないでしょう。

企業は細かいマナーが気になるもの

送り方が少し違うくらいで…と思うかもしれませんが、企業は大量の応募者から優秀な人材を選ぼうとしています。とくに転職の場合は、「郵送のマナーすら身についていないのか」と思われれば即アウトになりかねません。苦労して準備したはずの履歴書ですから、思わぬところで印象を下げないように細心の注意を払いましょう。


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和田

東京在住のフリーライター。公務員からライターに転身し、転職サービスサイト、女性向けメディアなどで記事を執筆。自己実現、女性の活躍、美容健康にも高い関心がある。

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