仕事がうまくいかない人に意識してほしいセルフマネジメント能力の高め方

2018年7月25日 Posted by 編集部

何故か仕事に追われてしまっている、日々の仕事にストレスを感じる……。そんな人は、もしかするとセルフマネジメント能力が足りていないのかもしれません。今、注目されているセルフマネジメントについて、意味を確認するとともに、どのように能力を高めるかを考えていきます。

セルフマネジメントとは？

セルフマネジメントは、直訳すると「自己管理」を指します。セルフマネジメントが対象とするのは、「仕事の業務内容」と「精神の安定」である場合が一般的です。

「自己管理くらいできて当たり前」と思っている方も多いかもしれませんが、仕事が終わらずストレスを抱えている人や、日々自分に自信が持てず不安定な人は、自己管理ができているとは言い難い状況でしょう。自分自身の日々を振り返ると、セルフマネジメント能力を高める工夫ができることに気が付くはずです。

セルフマネジメントを意識すると、業務効率化が図れます。業務の妨げになっているものの多くは、考え方を変えることで解消できるものです。また、日々の業務を効率化することが習慣化すれば、おのずと生産性もあがり、その積み重ねがキャリアアップや自身の目標達成へのスピードを早めます。

では、セルフマネジメント能力を高めるためにはどのような工夫をすれば良いのでしょうか。セルフマネジメント能力をスモールステップで高めていく4ステップをご紹介します。

自己管理の基本は、与えられるタスクを定められた期間中にすべて処理することです。仕事を始めたばかりの時は容易にクリアできていたはずのことなのに、いつのまにかタスクに追われ続けているという人も多いのではないでしょうか。

当たり前のことができなくなっているのは、自分のキャパシティを超えたタスクを請け負ってしまっていることや、タスク処理が終わらないうちに別のタスクも重複して抱えてしまうことが原因です。今そういった原因を抱え込んでいる人は、誰かとタスクを共有するなどの解決策を講じる必要があります。

ステップ1のタスク処理ができたら、今度はそのタスクを最適化できるよう工夫しましょう。たとえば、2時間かかっていたタスクを半分の1時間に短縮できれば、1時間を別のタスクにあてることができます。

また、スケジュールをみずから考えることができると、優先順位や最終的な目標を意識するようになるので、そのタスクが何故与えられたのかがわかるようになってきます。

ステップ2が習慣づいてきたら、今度は、まだタスクになっていないところから課題を発見してみましょう。与えられていない仕事のなかで何が問題か、どんな課題があるか、を探しながら業務を行うことがポイントです。

ステップ3で見つけた課題は、どうすれば解決するのでしょうか。そのタスクを抽出し、さらにそれを自分自身でスケジューリングして処理できるようになれば、あなたのセルフマネジメント能力は非常に高いと言えるでしょう。

段階を踏んで、セルフマネジメント能力を高める方法をご紹介しました。ただ、実際に取り組んでみると思うようにできないという方もいるはずです。そこで、日々の習慣を変えることで、セルフマネジメント能力を高められる方法をご紹介します。

まず、タスク処理能力を高めるためには、すべてのタスクを可視化することが大切です。漠然とした「たくさんやることがあるな」という焦りは、タスク処理の邪魔にしかなりません。

スマートフォンのアプリでもメモ帳でも構いませんので、まずは自分のタスクを書き出してみましょう。「これをすべて終わらせる」という一覧ができなければ、タスク処理は進みません。

また、タスク処理中は「今自分が何をしているのか」を明確にすると良いです。職場環境によっては難しいかもしれませんが、「私は今〇〇をしている」と口に出すと効果的です。独り言をつぶやくことで自分のしていることを意識すると、集中してタスクを処理できるでしょう。

タスクのスケジューリングや課題の発見の妨げになる要因として、「後悔」や「ストレス」などの精神的なダメージがあります。「自分は無能な人間だ」という負の感情や、「忙しすぎて課題発見どころではない」という切迫感は、セルフマネジメント能力とは程遠いものです。

自分の仕事を客観的に捉える癖をつけましょう。タスクを整理するときは、自分や職場のメンバーを「A、B、C」や「1、2、3」など感情を交えずに考えられる記号に置き換えて計画を立てるという方法もあります。

セルフマネジメントをするには、自分自身で目標を持つ力が必要です。そのために役立つのは、「数値化」と「質疑応答」です。

「とりあえずがんばる」といった抽象的な目標から適切なタスクは生まれません。「〇〇を月末までに〇〇%高める」といった具体的な数値まで落とし込める目標を掲げましょう。

また、その目標に対して、自分の中で質疑応答をしてみてください。「なぜその目標が適切なのか？」、「どうやって実現できるのか？」などの質問に明確な答えが見つかれば、その目標は適切でしょう。

セルフマネジメント能力を身につければ、思うように進められなかった仕事がスムーズに進められるようになるはずです。また、精神的なストレスも軽減され、自身の精神を管理することにもつながり、好循環を生み出すことができます。セルフマネジメント能力の意識を持ち、日々のタスク処理方法から見直してみてください。