アポイントメールは、営業のきっかけとして重要なタスクです。一方で、アポイントメールを送っても無視されてしまうことも。今回は、アポイントメールで失敗しないための書き方のコツや、顧客に応じたアポイントメールの例文をご紹介します。アポイントメールの成果に悩んでいる人は、ぜひチェックしてください。

相手へのメリットは何なのか？アポイントメールのコツ

「会いたい」と思っているのは自分だけ

アポイントメールを送るとき、相手と会いたいと思っているのは基本的には自分だけです。多くの人が「アポイントメールは日程調整をするもの」と考えているかもしれませんが、アポイントメールの本来の目的は「相手にも自分に会いたいと思ってもらう」ことです。

「アポイントメールを無視されてしまう」という悩みが出てきてしまうのは、相手に会いたいと思ってもらえていないということを忘れてしまっているためでしょう。

相手に「会いたい」と思わせるためには

では、相手に「会いたい」と思わせるためにはどうしたら良いのでしょうか。基本的には、ビジネスにおいて会う目的は「利益につながる」ことです。したがって、アポイントメールで相手の利益につながる情報やサービスを自分が提供できることを伝えるのが、最も効果的でしょう。

このとき、“相手の利益”について正確に把握することが大切です。新規顧客ならば、事前にリサーチできるものを洗い出し、解決できる課題があるかどうか検討しましょう。既存顧客の場合は、今までのやりとりや取引を通じた、精度の高い分析を心がけます。

相手のメリットと自分の営業の重複する点は？

アポイントメールを送るのですから、当然「自分が会いたい理由」はあります。一方で、相手が満たしてほしいニーズも考えなければなりません。そのふたつが重なるポイントが明確に記されているとき、アポイントメールは意味のあるものになります。

アポイントが成功するメールの4つのポイント

件名で内容を語る

アポイントメールのほとんどは、自分から送るもの。件名で「自分には読む必要がない」と思われれば、無視されてしまうこともあります。まずは相手に開封してもらうために、件名を工夫しましょう。

基本的には、内容が件名で伝わることが大切です。短すぎると内容が不足し、長すぎると読まれず飛ばされてしまいます。「メールの開封率調査(2016年、mailermailer.com)」の結果からは、近年30文字前後の件名に対する開封率が高いことがわかるので、目安として使ってみましょう。

たとえば、「新サービスのご紹介と貴社へのメリットご説明面談のお願い(〇〇株式会社)」が35文字の件名例です。「何が」、「どんなメリットがあるのか」、「直接会って話したい」という3点を30文字程度でまとめられるとベストです。

本文は短く、結論ファーストで

本文は長すぎず、端的にアポイントの目的を伝えるようにしましょう。伝えたいことの要約を冒頭で伝えるとベストです。また、内容は3つのポイントにまとめるようにしましょう。「3の魔術」はマーケティングでよく用いられる技法で、要点を3つにまとめることで相手に印象を残すというものです。

アポイントメールも、広くとらえればマーケティング手法のひとつです。3段落で話が完結するよう心がけ、相手の記憶に残るメールにしましょう。

間違えた日本語や失礼なポイントがないかチェック

営業活動の一貫としてアポイントメールを多く書いていると、一通ずつの文章に対する意識が薄くなりがちです。そこで基本的な日本語の間違いや敬語のミスなどがあると、メールを送ったことが逆効果になりかねません。

ビジネスメールの基本である敬称の使い方をはじめ、営業資料の添付データが重すぎるなどの失礼がないか確認しましょう。

【参考記事：【ビジネスマナーの基礎】メールの書き方を3つのポイントでマスター】

初回からスケジュール調整を始める

アポイントメールの内容が相手の心に刺さればアポイントをとれるわけですが、メールのやりとりが増えれば増えるほど双方にストレスがたまります。特に、日程調整に関しては、忙しいビジネスマンであれば早く話を終わらせたいものです。

アポイントメールの終わりに複数の日程を掲出し、相手が選べば良い状態にしておくと、メール回数は少なく済みます。あるいは、アポイント調整が簡易になるサービスを利用するのもひとつの手段です。カレンダーと連携してメール文章を自動で記入する「Cu-hacker」や、予定のあいた日程を自動算出して相手に提示する「biskett」などがおすすめです。

新規顧客と既存顧客で使い分ける！アポイントメールの例文

新規顧客に効果のあるアポイントメール

新規顧客の場合、名刺交換した程度の相手に対して「会いたい」と思わせるテクニックが必要です。イベント会場で名刺交換をした人へのアポイントメールを例文としてご紹介します。

本メールでのポイントは、「挨拶＋課題確認」、「サービスが課題を解決できること＋今ならお得というメリット」、「日程調整」という3つの段落で構成されていることです。

また、そのことを端的に伝える件名を30文字程度にまとめ、多くの人と名刺交換をしたと考えられる相手に対する配慮として会社名を添えています。

 

既存顧客に効果のあるアポイントメール

一方、既存顧客の場合はある程度相手との面識があり、相手のニーズも把握している状態です。アポイントメールはより完結に、要点を伝えましょう。

本メールのポイントは、単なるサービス紹介の文面に終わらず、顧客のニーズにあった点を抜粋してアピールしているところです。既存顧客だからこそわかる課題に対して、どのようなメリットを提示できるのか明確に伝える意識が大切です。

また、例文のようなアポイントメールを送る以上の関係性が構築できているならば、あえて商談のアポイントとしてではなく、飲み会など別の場として相手と会う機会を作ることも可能でしょう。相手との距離感に応じて臨機応変にアポイント方法を工夫することが大切です。

アポイントメールのスキルを高めれば業績につながる

アポイントメールでしっかり相手に発信できると、売上に直結する相手との関係性を深めるきっかけを作ることができます。業績に直結するタスクとして、アポイントメールは気を抜かずに取り組みましょう。今回ご紹介したコツや例文をもとに、ご自身の提案内容に応じた適切なアポイントメールを検討してみてください。